6 einfache Schritte, um Ihre Excel-Tabelle durch eine Onboarding-Software zu ersetzen

Geschätzte Lesezeit: 29 Minuten

“Die Nachverfolgung des geplanten Mitarbeiter-Onboardings ist schwierig und wir vermissen einen Überblick über Aufgaben und Rollen sowie eine Dokumentation für Berichte. Vielleicht brauchen wir eine Onboarding-Software?”

Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Onboarding-Prozess nicht so klar und konstruktiv ist, wie er sein könnte? Höchstwahrscheinlich nicht. Bedenken Sie, dass Sie jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt, herausfinden müssen, wer einen Arbeitsplatz vorbereitet, wer die Unternehmenskultur und -ziele einführt, wer einen Plan für die Weiterbildung erstellt und so weiter. Auf diese Weise verbringen Sie viel Zeit damit, den gleichen Prozess immer wieder zu wiederholen.

Auch das manuelle Sammeln von Onboarding-Informationen kann eine Herausforderung sein. Sind Sie sicher, dass Sie alle Unterlagen haben, und wo bewahren Sie die Aufzeichnungen darüber auf, an welcher Schulung der Mitarbeiter teilgenommen hat?

Vermeiden Sie es, immer wieder Zeit mit demselben Prozess zu verbringen. Richten Sie Ihren Onboarding-Prozess auf einer Plattform für digitale Zusammenarbeit ein, auf der Sie Personen, Rollen, Prozesse, Arbeitsanweisungen und Aufgaben an einem Ort zusammenführen können. In Gluu können Sie zum Beispiel:

• Erstellen Sie Ihren eigenen Onboarding-Flow
• Freigeben von Aufgaben und Rollen, damit alle sie sehen können
• Finden Sie Informationen zu jeder Aufgabe
• Einfaches Berichten von
• Evaluieren und entwickeln Sie den Prozess gemeinsam in Ihrem Team weiter

Beispiele für Funktionen einer Onboarding-Software

Einfache Prozessabbildung

Ordnen Sie die Karte anhand von fünf Grundformen zu, um das Verständnis für Endbenutzer zu erleichtern.

Zuordnungen zu Prozessverbindungen

Filtern Sie, um zu zeigen und zu navigieren, wie Prozesse und Aktivitäten miteinander verbunden sind.

Weitere Funktionen für Ihre neue Onboarding-Software anzeigen

Auf der Suche nach einer Onboarding-Software? Starten Sie noch heute ein kostenloses 14-tägiges Gluu-Testkonto – und wir fügen eine einmonatige Testversion und einen Best-Practice-Onboarding-Prozess hinzu, den Sie ändern und mit Gluu verwenden können. (Um dieses Angebot in Anspruch zu nehmen, senden Sie unserem Kundensupport einfach einen Link zu diesem Artikel und er wird das Konto aktualisieren).

“Ein gutes Mitarbeiter-Onboarding macht den neuen Mitarbeiter um 42 % produktiver.”

Umfrage von Careerbuilder

Wie können Sie mit einer Onboarding-Software einen strukturierten Prozess sicherstellen?

SCHRITT 1: Legen Sie Ihre eigene Vision fest

Zunächst müssen Sie die Vision für den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter des Unternehmens festlegen.

Der Rahmen Ihres Onboarding-Prozesses erfasst Ihre Unternehmenskultur, Ihre Werte und Ihre Arbeitsweise. Wenn die Kultur in Ihrem Unternehmen sehr fließend und informell ist, sollte Ihr Onboarding dies widerspiegeln. Oder wenn Sie in einer stark regulierten und ausgereiften Branche tätig sind, dann sollte Ihr Onboarding dazu passen.

Das Onboarding beginnt bereits, wenn sich der neue Mitarbeiter vorstellt, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Sie müssen sich vorstellen, an einen neuen Ort zu kommen, an dem Sie sich zurechtfinden müssen, was zu tun ist und wie es zu tun ist .

Auf diese Weise ist Ihr Onboarding-Prozess die erste Erfahrung des Mitarbeiters mit dem Unternehmen, so wie es ist, und eine Möglichkeit für den neuen Mitarbeiter, einen natürlichen Übergang in seine neue Rolle zu erleben.

Denken Sie nun an Folgendes:

• Wie lange wird Ihr Onboarding-Prozess dauern – ein, drei oder sechs Monate?
• Beginnen Sie bereits in der Pre-Boarding-Phase?
• Deckt es alle obligatorischen Schulungen ab?
• Geht es um Themen, die für die Ebene, die Funktion und das Land der Person einzigartig sind?

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SCHRITT 2: Beschreiben Sie die perfekte Einführung

Sobald Sie sich über das Ambitionsniveau und Ihren Unternehmensstil im Klaren sind, ist es an der Zeit, den perfekten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase zu beschreiben. Hier kann eine prozessbasierte Onboarding-Software helfen. Schreiben Sie es so detailliert wie möglich.

Nachdenken:

• Wie ist der erste Tag?
• Wie wird die Einführung in das Team und die Aufgaben sein?
• Wer ist für welche Einführung zuständig?

SCHRITT 3: Informieren und mitgestalten

Bilden Sie Ihren Prozessablauf über alle Rollen in Ihrem Unternehmen ab. Dazu sollten Sie Vertreter aus IT, HR und anderen beteiligten Funktionen zusammenbringen und den Ablauf abbilden. Hier geht es darum, sich auf die Hauptaktivitäten zu einigen und wer dafür verantwortlich ist.

Teilen Sie Ihren Ablauf in Onboarding-Checklisten vor der Ankunft, Ankunft und nach der Ankunft auf.

Trinkgeld! Beginnen Sie damit, Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter so abzubilden, wie er heute ist. Das bedeutet, sich nur auf die grundlegenden, hochkritischen Aufgaben zu konzentrieren.

Beispiele wären: Sicherstellen, dass ein Schreibtisch und ein PC vorhanden sind, dass die Person begrüßt wird usw. Dies sollte sich auf grundlegende Aufgaben konzentrieren, die der neue Mitarbeiter eindeutig vermissen und frustrieren würde.

Es kann sein, dass Sie so etwas bekommen, wenn Sie die Plattform von Gluu als Onboarding-Software verwenden:

Sie sind sich bei der Prozessabbildung nicht sicher? Lesen Sie unseren Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung.

SCHRITT 4: Beschreiben Sie jede Aktivität

Jetzt, da Sie sich auf die Hauptverantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen geeinigt haben, ist es an der Zeit, eine Ebene tiefer zu gehen. Das bedeutet, dass Sie jede Aktivität in Ihrem Flussdiagramm beschreiben müssen.

Die beste Person, um dies zu tun, ist ein Vertreter aus jeder der beteiligten Rollen. So beschreibt der IT-Manager beispielsweise, welche Tools benötigt werden und wie man einen neuen Mitarbeiter einrichtet. Im Idealfall geschieht dies als Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots – oder noch besser als Videoaufzeichnung des Bildschirms. Es geht darum, die Aufgabe zu beschreiben, damit die verantwortliche Person weiß, was sie bedeutet.

Trinkgeld! Lassen Sie einen anderen Kollegen mit der gleichen Rolle jede Anweisung ausprobieren, wenn Sie das nächste Mal jemanden einarbeiten. Im Idealfall beobachtet der Autor dann, wie einfach die Anweisung zu befolgen ist, und passt sich anschließend an. Mit versionskontrollierter Onboarding-Software ist dies ganz einfach.

Mit Gluu können Sie Ihre Prozesslandkarte in einen Leitfaden für die Arbeit verwandeln, indem Sie detaillierte SOPs und Arbeitsanweisungen hinzufügen:

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie Arbeitsanweisungen schreiben sollen? Lesen Sie unseren Leitfaden zum Verfassen von Arbeitsanweisungen

SCHRITT 5: Fügen Sie messbare Aufgaben mit einer Onboarding-Software hinzu

Wenn Sie sich über die verschiedenen Aktivitäten im Klaren sind, ist es an der Zeit, messbare Aufgaben aufzustellen. Diese sollten die Ergebnisse der einzelnen Aktivitäten darstellen.

Beispiel:

Der IT-Manager hat die Aktivität “Alle Tools vorbereiten” und hat beschrieben, wie man einen PC und ein Telefon bestellt und den neuen Mitarbeiter in verschiedenen Systemen einrichtet. Nun sollte er die messbaren Ergebnisse als Aufgaben definieren:

• PC bestellen
• PC einrichten
• Einrichten eines neuen Mitarbeiters in einem Active Directory

WARUM? Dann sind Sie in der Lage, Aufgaben zu verfolgen und zu messen. Sie haben das Know-how und den Zeitrahmen für die Fertigstellung.

Wenn Sie auf eine Aktivität klicken, wird die Arbeitsanweisung mit der Möglichkeit angezeigt, das Formular zu testen, das den Systemzugriff anfordert, z. B.:

SCHRITT 6: Einrichten von Prozessverantwortlichen und -kontrollen

Herzlichen Glückwunsch, jetzt haben Sie einen Prozessablauf!

Es zeigt, welche Rollen für jede Aktivität im Onboarding-Prozess verantwortlich sind. Ihre Experten haben dokumentiert, wie jede Aktivität durchzuführen ist, damit neue Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen können.

So weit so gut.

Jetzt kommt der schwierigere Teil: Sicherstellen, dass jede Aufgabe jedes Mal für jeden Mitarbeiter erledigt wird. Hier brauchen Sie einen Verantwortlichen für den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter.

Der Eigentümer ist dafür verantwortlich, Ihren Prozess zu verbessern, sicherzustellen, dass er jedes Mal ausgeführt wird, und Fragen von allen zu beantworten.

Sie sind sich nicht sicher, was ein Prozessverantwortlicher ist? Lesen Sie diesen Artikel darüber, wie ein Prozessverantwortlicher Ihnen helfen kann, interne Silos aufzubrechen.

WARUM? Wenn Sie Eigentümer eines Prozesses sind, können Sie jederzeit Berichte über den Onboarding-Prozess nachverfolgen und neue Verbesserungen planen. Das macht es weniger stressig.

Denn Sie wissen immer, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch offen sind. So können Sie sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter vom geplanten Onboarding-Flow profitiert. Hier sind drei Methoden zur Steuerung der Aufgabenerledigung:

#1: Das Low-Tech-Tool, aber zeitaufwändiges Onboarding-Tool

Der Prozessverantwortliche ist für die Nachverfolgung jedes neuen Mitarbeiters verantwortlich. Wer aktualisiert seine Ergebnisse wöchentlich in einer Tabelle. Rolleninhaber erhalten Erinnerungen per E-Mail und berichten auf der Grundlage dieser Ergebnisse.

Dies ist schnell zu beginnen, aber es braucht viel Zeit, um auf dem Laufenden zu bleiben, und erfordert viel Kommunikation hin und her. Es ist völlig in Ordnung, 3-4 Personen einzubeziehen, vorausgesetzt, Sie arbeiten jeden Monat 1-2 neue Mitarbeiter ein.

#2: Verwendung von Projektmanagement-Tools

Richten Sie jeden neuen Mitarbeiter als Projekt ein, indem Sie das vorherige als Vorlage kopieren. Z.B. in Trello können Sie ein ‘Board’ kopieren. Trello wird manchmal als Onboarding-System verwendet.

Das ist besser. Vor allem, wenn alle das gleiche System verwenden. Es bindet Aufgaben jedoch eher an Einzelpersonen als an Rollen. Das ist ein Problem, wenn jemand abwesend ist. Außerdem ist es nicht mit den erforderlichen Arbeitsanweisungen verbunden. Eine solche Methode kann gut skaliert werden, um 5-10 Rolleninhaber und vielleicht 5 Mitarbeiter pro Monat einzubeziehen.

#3: Verwenden Sie eine BPM-Plattform als Onboarding-Software

Nutzen Sie ein spezialisiertes Tool zum Verstehen, Ausführen und Verbessern von Prozessen – Gluu!

Dann können Sie Personen, Rollen, Prozesse, Arbeitsanweisungen und Aufgaben in einem Raum verbinden. Jeder Rolleninhaber sieht seine Aufgabe für jeden neuen Mitarbeiter. Auf diese Weise werden Aufgaben zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise erledigt, auch wenn jemand abwesend ist.

Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter verbessern und anpassen, können Sie bei jedem Schritt Ihres Prozesses problemlos eine geschlossene Kommunikation durchführen.

Auf diese Weise können Sie einen konsistenten Prozess über mehrere Standorte hinweg erreichen und die Qualität auch dann hoch halten, wenn Rolleninhaber das Unternehmen verlassen und beitreten.

Mit Gluu können Sie automatisch den Status des Onboardings jedes Mitarbeiters melden. So wird sichergestellt, dass jedes Mal alles richtig gemacht wird – und dass Sie es für immer beweisen können:

Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie mit Ihrer Arbeit beginnen!

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Schlussfolgerungen

Die Umstellung von Excel-Tabellen auf Onboarding-Software wie Gluu kann Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter revolutionieren. Wenn Sie die sechs in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie eine strukturierte, effiziente und konsistente Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter schaffen. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Produktivität und sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben zeitnah erledigt werden. Der Einsatz von Technologie beim Onboarding kann zu zufriedeneren, engagierteren Mitarbeitern führen und letztlich zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

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